Aktenlagerung für Unternehmen: Archiv auslagern und Bürofläche sparen

Geschäftsunterlagen müssen in Deutschland sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden – so verlangen es Handels- und Steuerrecht (§ 257 HGB, § 147 AO). Bei vielen Unternehmen füllen die Ordner deshalb ganze Räume, die eigentlich produktiver genutzt werden könnten. Die Lösung: das Archiv auslagern.

Die Rechnung ist einfach

Ein Quadratmeter Bürofläche kostet je nach Lage schnell 8–15 € Kaltmiete im Monat – plus Nebenkosten, Heizung und Reinigung. Unsere Lagerbox S mit 8 m² kostet 94 € im Monat, alles inklusive. Wer einen Archivraum von 8–10 m² im Büro freimacht, spart also nicht nur Geld, sondern gewinnt wertvolle Fläche für Arbeitsplätze, Besprechungen oder Lager.

Was spricht für die Auslagerung nach Eitorf?

• In unmittelbarer Nähe Ihres Büros: Für Unternehmen aus Eitorf, Windeck, Hennef, Ruppichteroth und Umgebung sind es nur wenige Minuten zur Box – wichtiger Unterschied zu anonymen Großarchiven.
• Zutritt jederzeit: Die Betriebsprüfung fragt nach einem Beleg von 2019? Sie kommen an 7 Tagen die Woche an Ihr Archiv, ohne Voranmeldung und ohne Wartezeit.
• Trocken und frostfrei: Papier braucht ein stabiles Klima. Unsere Räume sind belüftet, trocken und die Temperatur liegt stets über 0 °C.
• Sicherheit: Videoüberwachung, abschließbare Einzelboxen und eine Warenwertversicherung von 1.000 € pro m² – nur Ihr Unternehmen hat Zugriff auf die Unterlagen.

So organisieren Sie Ihr ausgelagertes Archiv

1. Aussortieren vor dem Einlagern

Prüfen Sie vor dem Umzug ins Lager, welche Unterlagen ihre Aufbewahrungsfrist bereits überschritten haben – die können datenschutzkonform vernichtet werden statt Platz zu belegen.

2. Einheitliche Archivkartons verwenden

Stabile, stapelbare Archivboxen in Einheitsgröße nutzen die 2,50 m Raumhöhe optimal und lassen sich sauber beschriften: Jahr, Abteilung, Belegart, Vernichtungsdatum.

3. Regale einplanen

Bei regelmäßigem Zugriff lohnen einfache Stecksysteme: So bleibt jeder Jahrgang griffbereit, ohne Kartons umstapeln zu müssen.

4. Ein Archivverzeichnis führen

Eine simple Tabelle (Kartonnummer → Inhalt → Frist) am Büroarbeitsplatz erspart die Suche vor Ort. Tipp: Das Vernichtungsjahr groß auf jeden Karton schreiben – dann wird das jährliche Ausmisten zum 10-Minuten-Termin.

Auch für Waren und Arbeitsmaterial

Neben Akten lagern Gewerbekunden bei uns Saisonware, Messestände, Werkzeug und Warenbestände – vom Handwerksbetrieb bis zum Onlinehändler. Für größere Bestände steht unsere Großraum-Box mit 54 m² bereit.

Persönlich beraten lassen

Sie möchten Ihr Archiv oder Lager auslagern? Rufen Sie uns an unter 02243 3399 oder nutzen Sie unser Kontaktformular – wir finden gemeinsam die wirtschaftlichste Lösung für Ihr Unternehmen.